ストレスフリーな社内環境には
電話は無用なものでした
電話とは、ある意味においては、
掛ける側の都合で受け手の都合は無視した通信手段です。
ミーティング中でも、移動中でも、原稿を書いているときでも
作業に集中しているときでも、関係なくかかってきます。
通話時間はたった数分。
しかし、その数分があなたの仕事の時間を
何時間分も蝕んでいます。
電話でイラッとした瞬間ＴＯＰ３
全てに共通しているのは
自分の”仕事に集中する時間”を奪われたとき！
忙しい中出たら
営業電話だったとき
集中したいのに、他の人の話し声が気になるとき
誰も電話を取らずに
鳴り続けているとき
”自分の時間”を守るために出来ること
営業電話に時間を奪われない対策
予定外の行動で作業を中断すると、中断前の集中力に戻すまでに４０分必要だと言われています。では、営業・迷惑電話を対応することで１日にどのぐらい時間がロスされているか、計算してみましょう。
１日の営業電話の割合
営業電話
３０%
取引先・新規
７０%
集中力を持続させる社内環境作り
私たちの脳とは不思議なものです。他人の話し声や雑音には何も反応しないのに、知人の話し声や雑音に関しては、自分自身に必要な情報として無意識に理解しようと働きます。
そして、働く人の約74％が『同僚のたてる様々な音に迷惑している』と回答するほど、社内では色々は音が出ており、社内で集中を保つことが困難であることがわかります。
働く人の７４％が社内の雑音で迷惑しています
新入社員は能力が発揮できる部署に配属させる
携帯が普及し、固定電話に出る機会もなく社会人となった新入社員の世代。事実、総務省情報通信政策研究所「平成29年情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」では、20代の主なコミュニケーション手段として固定電話の使用率は１％以下という結果に。
20代の主なコミュニケーション手段
（出典）総務省情報通信政策研究所「平成29年情報通信メディアの利用時間と情報行動に関する調査」
しかし、現在の人員や環境のままでは
この方法の実践は不可能です。
電話で悩む会社様のお役に立ちたい
そのために私たちビジネスアシストは
『新しい電話秘書の使い方』を考えました。
私たちがあなたの会社の役に立てること
全ての電話を専任秘書が精査します
私たちは貴社にとって、緊急度や、重要度の高い電話事項を、精査して社内SNSやEメールを使い報告をいたします。こうした、細かな判断ができるのは私たち全員が、秘書検定を持った経験豊富なスタッフだからこそ。
「電話を取り次ぐことではなく、依頼者の成功を支援すること」をミッションとし、ビジネスをアシストするパートナーとして、電話秘書サービスは活用するほど貴社が必要とする情報を精査していき、日々アップグレードし続けます。
営業電話をブロックします
専任秘書が全ての電話を精査するということは、どんな内容か、とってみないと分からない電話のストレスや煩わしさを無くすことができるということ。
つまり、今まで悩まされてきた営業電話から解放されるとともに、電話が鳴らないオフィスを作り上げることができます。
本来やるべき仕事に集中できることで、効率が飛躍的に上がるでしょう。
会社のイメージアップにつなげます
電話は会社の印象を左右します。そんな大切なツールを仕事の片手間で受けたり、電話に慣れていない新入社員が受けるリスクは計り知れません。
電話とは不思議なもので、声だけで相手が今どんな事を考えているか、どんな状態なのか把握することができます。そのため、私たちは新入社員も含め、社員が電話に出るという行為をなくすべきだと考えます。
プロが丁寧に受ける電話と、慣れない社員の片手間の電話。お客様にとって良いのはどちらでしょうか。
上記のような応対でのサポートはもちろん
など、『ビジネスツール』としてもご利用いただけます
受電内容の自動データ化で顧客分析
受電内容をデータとして持っておけば、広告やキャンペーンの効果を管理することができます。また、顧客ニーズも可視化できるので、WEBページの充実化にも利用できます。
SlackなどのSNS報告で、受電一括管理
Slackをはじめとしたビジネス系チャットにて受電内容を一括管理。受電内容を社内で即時共有することができ、報告もれも防ぐことが可能です。
導入事例
WEB制作会社
株式会社ニューロマジック
執行役員 石川様
デザイナー、エンジニア、総務など、どの社員も専門職で入社しており、電話応対は本来の業務ではありません。 複雑で集中力を要する作業を行っていても電話は容赦なく割り込んでくるため、業務を中断し再び集中力を高めるまでに時間がかかっていました。
御社に依頼するまでは、代表電話の応対は若手社員を中心に7名ほどの社員が担当していました。
電話代行を利用するきっかけ
昼休みの時間帯は外出する社員が多く、何コールもお待たせしまうことがあったり、社員の知識や経験の差によって応対の品質にばらつきがありました。 御社に依頼してこれらが一度に解決したので、現在は全社員が本来の業務に集中できています。
御社に依頼するまでは、電話を保留して担当者を探したり転送したり、非常に多くの時間を割いて対応していました。
利用して実際に改善されたこと
お客様の声
ネットプロモーション業
株式会社ICU
代表取締役 川島 一寛 様
プロに任せたら、生産性も印象もあがった
電話対応は制作スタッフの仕事をストップさせるだけでなく、制作の集中を削ぐ原因にもなります。電話応対をビジネスアシストの電話秘書サービスにアウトソーシングしてから、勧誘セールスなどの業務外の電話の対応でスタッフの大切な時間を失うこともなくなりました。
それに、電話をかけてきてくださるお客様にも、とても良い印象を与えてくれているのでありがたく思っています。
WEBマーケティング業
管理部デザイナー様
スケジュール管理が楽になった
ビジネスアシストに決めたきっかけは、WEB制作会社専門プランがあったことでした。
電話代行を利用するのは、初めてでしたが、実際利用してみたら、社内で電話を取らないことで作業に集中できるようになりました。
また、用件を先に聞いておいてくれるので、用件を確認したうえで電話を折り返せるようになり、スケジューリングがしやすくなり効率が上がりました。
WEB制作業
取締役兼ディレクター様
値段だけで電話代行を選んではいけない
過去使った代行会社は、対応時間の変更をしてくれない、対応メッセージは１種類で変更不可。担当者が休日の場合のメッセージも変更できない、伝言を受けてもらえない、少しでもクレームのような電話が入ると、フォローどころかサービスを強制解約されそうになるなど、まさに安かろう、悪かろうな”電話代行業者”でした。
ビジネスアシストさんでは、弊社に状況とお客様の要望をよく読み取ったうえで、その時の状況に合わせ柔軟に対応してもらえるようになり、とてもありがたいです。